ما هي شجرة الحسابات كاملة واهميتها؟

تُعتبر عملية إنشاء شجرة الحسابات كاملة جزءًا حيويًا من نظام المحاسبة في أي منظمة، سواء كانت صغيرة أو كبيرة، تلعب شجرة الحسابات دورًا مهمًا في تنظيم وتبويب المعاملات المالية، حيث توفر هيكلًا واضحًا يُسهل عملية فرز البيانات.

 من خلال استخدام شجرة الحسابات، يمكن للمنظمات تتبع المعاملات المالية بسهولة، وتحليلها بشكل أكثر فعالية، مما يساعد في اتخاذ القرارات المالية المدروسة.

وفيما يلي، سنقوم باستعراض أساسيات شجرة الحسابات كاملة، والتي تشمل مكوناتها وكيفية إعدادها، كما سنتناول أفضل الممارسات لتطبيق شجرة الحسابات في الشركات، سواء كانت ناشئة أو قائمة.

شجرة الحسابات كاملة: التعريف

شجرة الحسابات هي قائمة منظمة تحتوي على جميع الحسابات المستخدمة في النظام المحاسبي للمنظمة. يتم تصنيف هذه الحسابات بشكل هيكلي.

 حيث يتم تقسيمها إلى مجموعات رئيسية، مثل الأصول، الخصوم، حقوق الملكية، الإيرادات، والمصروفات، يتضمن كل حساب رقمًا فريدًا، مما يسهل تتبع المعاملات المالية وتسجيلها.

شجرة الحسابات كاملة: لماذا نستخدمها

تُعتبر شجرة الحسابات، المعروفة أيضًا بدليل الحسابات، أداة أساسية لتحقيق النجاح في المرحلة الأولى من النظام المحاسبي، فهي تساهم في اتخاذ القرارات الصحيحة خلال جميع الإجراءات المتبعة في المراحل اللاحقة.

بغض النظر عما إذا كانت شجرة الحسابات تخص شركة تجارية أو غير تجارية، ربحية أو غير ربحية، فهي تعد ضرورية، تساعد هذه الشجرة على تسجيل وحفظ جميع البنود والمدخلات ومتابعتها سواء بشكل آلي أو يدوي.

شجرة الحسابات كاملة: الأساسيات

1.      مكونات شجرة الحسابات

تتكون شجرة الحسابات عادةً من المكونات التالية:

• الحسابات الرئيسية:

وهي الفئات العامة التي تشمل الأصول، الخصوم، حقوق الملكية، الإيرادات، والمصروفات.

• الحسابات الفرعية:

وهي تقسيمات ضمن الحسابات الرئيسية، مثل النقدية، الحسابات المستحقة، والمصروفات العامة.

• الأرقام الحسابية:

يتم تخصيص رقم فريد لكل حساب، مما يسهل تتبعه في السجلات المحاسبية.

2.      أهمية شجرة الحسابات

يُعتبر استخدام شجرة الحسابات الطريقة المثلى لضمان تنظيم إجراءات البيانات المحاسبية، سواء من خلال برامج المحاسبة أو عبر التسجيل اليدوي.

وتُسهّل فيما بعد جميع الإجراءات وتُساعد على توفير الوقت المستغرق في عمليات التسجيل وإضافة حسابات جديدة أو حذف حسابات قديمة. ويمكن تلخيص أهمية شجرة الحسابات في النقاط التالية:

• تنظيم البيانات المالية:

تسهم شجرة الحسابات في تنظيم البيانات المالية بطريقة تتيح سهولة الوصول إليها.

• تحليل الأداء المالي:

تساعد في إعداد التقارير المالية التي تتيح تحليل الأداء المالي للمنظمة.

• تسهيل عملية التدقيق:

توفر شجرة الحسابات هيكلًا يمكن المدققين من الوصول بسهولة إلى المعلومات المطلوبة.

أفضل الممارسات لتطبيق شجرة الحسابات كاملة

1.      تحديد الأهداف

قبل إعداد شجرة الحسابات، يجب على الشركات تحديد الأهداف المرجوة من نظام المحاسبة. يجب أن تتوافق شجرة الحسابات مع الأهداف المالية والإدارية للمؤسسة.

2.      الهيكلية الواضحة

يجب أن تكون الهيكلية الخاصة بشجرة الحسابات واضحة وسهلة الفهم، يجب أن تحتوي على فئات رئيسية وفرعية مرتبة بشكل منطقي، مما يسهل على المستخدمين الوصول إلى الحسابات اللازمة.

3.      استخدام الأرقام الصحيحة

اختيار الأرقام المناسبة للحسابات يعد أمرًا مهمًا. يجب أن تكون الأرقام فريدة وغير متداخلة، مما يسهل التمييز بين الحسابات المختلفة. يمكن استخدام نظام عددي متسلسل لتسهيل الأمر.

4.      مراجعة وتحديث شجرة الحسابات بانتظام

يجب مراجعة شجرة الحسابات وتحديثها بانتظام لتلبية احتياجات المؤسسة المتغيرة، يمكن أن تتضمن التحديثات إضافة حسابات جديدة أو حذف الحسابات غير المستخدمة.

5.      التدريب والدعم

يجب على الشركات توفير التدريب والدعم للموظفين المعنيين بإدارة شجرة الحسابات، ينبغي تعليمهم كيفية استخدام النظام بفعالية وكيفية إدخال البيانات بشكل صحيح.

شجرة الحسابات كاملة في الشركات الصغيرة

1.      البساطة والكفاءة

تتميز الشركات الصغيرة بأنها تحتاج إلى شجرة حسابات بسيطة وفعالة.

2.      التركيز على الحسابات الأساسية

يجب أن تركز الشركات الصغيرة على الحسابات الأساسية مما يسهل عليهم إدارة الأموال والتقارير المالية.

3.      استخدام برنامج محاسبي بسيط

تعتبر برامج المحاسبة المبسطة حلاً مثاليًا للشركات الصغيرة، يتيح هذا البرنامج إعداد شجرة الحسابات كاملة بسهولة، مما يوفر الوقت والجهد.

شجرة الحسابات في الشركات الكبيرة

1.      الهيكل المعقد

تحتاج الشركات الكبيرة إلى شجرة حسابات أكثر تعقيدًا، حيث تحتوي على العديد من الحسابات الفرعية لتلبية احتياجاتها المختلفة.

2.      التنسيق مع الأقسام المختلفة

يجب أن تكون شجرة الحسابات كاملة متوافقة مع مختلف الأقسام في المؤسسة، مثل قسم المبيعات، قسم المالية، وقسم الموارد البشرية.

3.      استخدام برامج متقدمة

يمكن أن تستفيد الشركات الكبيرة من استخدام برامج محاسبية متقدمة مثل "ايزيس ERP" لتطبيق شجرة الحسابات بكفاءة.

برنامج ايزيس ERP : الحل الأمثل

يُعتبر برنامج "ايزيس ERP"، الذي تنتجه شركة طيبة لينك للبرمجيات في السعودية، من بين أفضل الحلول البرمجية المتاحة في مجال المحاسبة، حيث يُقدم دعماً شاملاً لتطبيق شجرة الحسابات بكفاءة وفعالية. ومن مميزات البرنامج ما يلي:

·         واجهة مستخدم سهلة:

يوفر البرنامج واجهة مستخدم سهلة الاستخدام، مما يتيح للمستخدمين، حتى غير المتخصصين، الوصول بسهولة إلى جميع وظائف البرنامج وإجراء العمليات المحاسبية بسرعة.

·         إمكانية تخصيص شجرة الحسابات:

يتيح البرنامج للمستخدمين إنشاء شجرة حسابات مخصصة تتناسب مع احتياجات الشركة.

·         التقارير المالية الشاملة:

يوفر البرنامج تقارير مالية دقيقة وشاملة، مما يسهل على الشركات تحليل أدائها المالي.

·         الدعم الفني والتدريب:

تقدم شركة طيبة لينك دعمًا فنيًا شاملاً وتدريبًا للمستخدمين لضمان استخدام البرنامج بشكل فعال.

التكويد في شجرة الحسابات كاملة

يمثل تكويد شجرة الحسابات هو عملية تنظيم وترتيب الحسابات المالية باستخدام رموز أو أرقام محددة لتسهيل عملية الفهم والتحليل المالي لتكوين، ويساعد الشركات على تتبع الحسابات بدقة وتحليل البيانات المالية بسهولة.

إليك كيف يتم التكويد في شجرة الحسابات في نقاط واضحة:

1.      تحديد الهيكل الأساسي لشجرة الحسابات

• تصنيف الحسابات:

يبدأ التكويد في شجرة الحسابات كاملة بتحديد فئات الحسابات الأساسية، وتشمل الحسابات: الأصول، والخصوم، وحقوق الملكية، والإيرادات، والمصروفات.

• تقسيم الحسابات إلى مجموعات فرعية:

بعد تحديد الفئات الرئيسية، يتم تقسيم كل فئة إلى حسابات فرعية، على سبيل المثال، تحت فئة الأصول يمكن تقسيمها إلى أصول ثابتة وأصول متداولة.

2.      تخصيص الأكواد لكل فئة رئيسية وفرعية

• ترقيم الفئات الرئيسية:

يتم إعطاء كل فئة رئيسية كود مميز. عادة ما يتم استخدام رقم مكون من خانة واحدة أو خانتين لكل فئة رئيسية: الأصول = 1، والخصوم = 2، وحقوق الملكية = 3، والإيرادات = 4، والمصروفات = 5

• ترقيم الحسابات الفرعية:

يتم إعطاء كل حساب فرعي تحت الفئة الرئيسية رقمًا إضافيًا، بحيث يُنشئ هيكل هرمي. على سبيل المثال: الأصول المتداولة = 11، والنقدية بالصندوق = 1101، والنقدية بالبنك = 1102، والأصول الثابتة = 12، والمباني = 1201، والسيارات = 1202

3.      ترميز الحسابات الفرعية بالتفصيل

• إضافة مزيد من التفصيل:

الحسابات الفرعية يمكن تقسيمها بشكل أكثر تفصيلًا إذا لزم الأمر، على سبيل المثال، إذا كان لديك حساب نقدية في أكثر من بنك، يمكنك إضافة تفاصيل للبنوك المختلفة: النقدية بالبنك A = 110201، والنقدية بالبنك B = 110202

4.      توحيد الأكواد للحسابات المشابهة

يجب أن يكون هناك توحيد في طريقة ترميز الحسابات لضمان السهولة في فهم الشجرة. على سبيل المثال، يمكن تخصيص رموز معينة للمصروفات العامة بشكل مشابه لكل حساب: المصروفات العمومية والإدارية = 5101، ومصروفات التسويق = 5102

5.      إعداد كود إضافي للحسابات المؤقتة

يتم تخصيص رموز إضافية للحسابات المؤقتة مثل الحسابات الخاصة بالتسويات الجردية أو الحسابات التي تستخدم لمرة واحدة.

لا تنسي قراءة المزيد عن: حساب الراتب مع البدلات في عقود العمل

6.      استخدام مستويات متعددة لتكويد الحسابات

يُمكن أن تشمل شجرة الحسابات عدة مستويات من التفاصيل، على سبيل المثال: المستوى الأول: الفئة الرئيسية (مثل الأصول)، والمستوى الثاني: الحسابات الفرعية، والمستوى الثالث: الحسابات التفصيلية.

7.      مراعاة احتياجات الشركة

يجب تخصيص التكويد لعمل شجرة الحسابات كاملة بناءً على احتياجات الشركة ونشاطها، على سبيل المثال، الشركات الصناعية قد تحتاج إلى تفصيل أكبر في تكويد المصروفات المتعلقة بالإنتاج مقارنةً بالشركات التجارية.

8.      المرونة في إضافة حسابات جديدة

يفضل تصميم شجرة الحسابات بحيث يمكن إضافة حسابات جديدة بسهولة عند الحاجة، على سبيل المثال، يمكن ترك أرقام بين الأكواد الحالية لزيادة مرونة التوسع في المستقبل.

9.      التوافق مع متطلبات المحاسبة والتقارير

يجب أن يتوافق التكويد مع معايير المحاسبة المقبولة، سواء المحلية أو الدولية، لضمان تقديم تقارير مالية متوافقة مع القوانين والأنظمة.

10. إعداد شجرة حسابات مرنة لمختلف الفروع

إذا كانت الشركة لديها فروع متعددة، يمكن استخدام تكويد خاص لكل فرع مع تضمين الكود الرئيسي للحساب.

 مثل: فرع جدة (01)، فرع الرياض (02)، وبالتالي يتم تضمين الكود الخاص بالفرع في بداية الكود العام لكل حساب.

11. مراجعة وتحديث الأكواد بانتظام

يجب مراجعة شجرة الحسابات بشكل دوري للتأكد من أن الأكواد ما زالت تعكس الهيكل المالي للشركة وأن الحسابات الجديدة تم إضافتها بشكل صحيح.

12. الاستفادة من الأنظمة المحاسبية

يمكن استخدام برامج محاسبية مثل برنامج ايزيس ERP لتسهيل عملية التكويد وإدارة شجرة الحسابات بشكل آلي. تساعد هذه البرامج في الحفاظ على تنظيم شجرة الحسابات وتجنب الأخطاء.

وهناك العديد من الأسئلة الشائعة حول شجرة الحسابات كاملة ومنها ما يلي:

1.      ما هي فوائد شجرة الحسابات؟

الهدف الرئيسي لشجرة الحسابات هو تنظيم الحسابات المالية بطريقة منطقية ومتسلسلة تسهل عملية تتبع وتحليل العمليات المالية والمحاسبية

 الهدف الرئيسي لشجرة الحسابات هو تنظيم الحسابات المالية بطريقة منطقية ومتسلسلة تسهل عملية تتبع وتحليل العمليات المالية والمحاسبية.

2.      ما هي الحسابات الرئيسية في شجرة الحسابات؟

وتضم الحسابات الرئيسية للدليل المحاسبي: الأصول، الالتزامات، حقوق الملكية، الإيرادات، المصروفات، وهي الأساس الذي يتفرع عنه بقية البنود على مستويات عدة.

المستوى الثاني: وهو المستوى الذي يضم البنود الفرعية لبنود المستوى الأول، فالأصول تنقسم إلى أصول متداولة وأصول غير متداولة.

وأخيرًا نجد أن شجرة الحسابات كاملة تُعتبر أداة أساسية لا غنى عنها في النظام المحاسبي لأي مؤسسة، سواء كانت صغيرة أو كبيرة.

 فهذه الشجرة تساهم في تنظيم المعلومات المالية بطريقة منظمة تسهل عملية إدارة الحسابات ومتابعة المعاملات المالية بشكل يومي.

 من خلال اعتماد أفضل الممارسات في تطبيق شجرة الحسابات، يمكن للشركات تعزيز كفاءة تنظيمها المالي، مما يؤدي إلى تحسين اتخاذ القرارات وتحقيق نتائج أفضل في الأداء المالي.

 في هذا السياق، يُعد برنامج "ايزيس ERP" الخيار المثالي للشركات في السعودية، فهو يوفر مجموعة من الأدوات المتقدمة والمرنة التي تساعد على إدارة شجرة الحسابات كاملة بفاعلية عالية.

للمزيد من الاستفسارات تواصل معنا عبر الواتساب.

او قم بزيارتنا