الدورة المستندية أهميتها وانواعها

تعتمد المحاسبة في عملها على الوثائق والمستندات ، تعد المستندات الركن الأساسي في العمل المحاسبي وتشكل الدورة المستندية المرحلة الأولى فى الدورة المحاسبية ، حيث تقوم الشركات من خلال عملها بالعديد من العمليات اليومية التي تحتاج لتسجيلها باستمرار في السجلات والدفاتر باختلاف نوع العملية المحاسبية لعمل قيود اليومية وحساب الأستاذ انتهاء باعدا القوائم المالية ، في ما يلى نستعرض الدورة المستندية وأهميتها وخطوات إعدادها في الشركات.

ما هي الدورة المستندية ؟

واحدة من الدورات الخاصة بالمحاسبة المالية ويمكن تعريفها بأنها خط السير المرسوم للمستند المحاسبي داخل الشركة او خريطة تدفق وسير العمليات التي يتم من خلالها تجميع البيانات وتدوينها في قيود اليومية.

أهمية الدورة المستندية للشركات :-

• تعتبر المستندات والسجلات المحاسبية الدليل الأكبر على عمل الشركة ووجود عمليات مالية تتما بها.

• توفر بيانات موثقة ومعترف بها من الجهات الحكومية.

• حفظ حقوق أصحاب الشركة والمشترين والجهات المتعاملة مع الشركة .

• تقسيم الوظائف بين الإدارات وتحديد مسؤولية كل إدارة.

• مصدر رئيسي للرقابة الداخلية على أعمال الشركة.

• تساعد الإدارة في اتخاذ القرارات السليمة.

• تعد العنصر الأساسي لتسجيل قيود اليومية والقوائم المالية.

المستندات المطلوبة في الدورة المستندية

تشمل الدورة المستندية كل المستندات المتعلقة بنشاط الشركة ومنها :-

• مستندات الاستلام النقدي.

• مستندات الصرف النقدي.

• طلبات الشراء.

• عروض الأسعار.

• فواتير المبيعات.

• فواتير المشتريات.

• فواتير المرتجع.

• اذونات صرف من المخازن.

• اذونات استلام البضاعة.

• كروت الصنف.

• محاضر جرد المخازن.

• تسوية العهد.

أنواع الدورة المستندية في برامج الحسابات

الدورة المستندية للمشتريات:

ويتم فيها متابعة وتسجيل عمليات الشراء داخل الشركة خلال الفترة المالية سواء كانت مشتريات نمطية أو مشتريات غير نمطية بداية من استلام طلبات الشراء من الموردين وإصدار أمر الشراء ثم تسجيل فاتورة المشتريات وبعد ذلك تسجيل إشعار استلام البضاعة.

الدورة المستندية للمبيعات:

يتم فيها إثبات كافة عمليات البيع التي قامت بها الشركة خلال السنة المالية بداية من عرض السعر الذي يطلبه العميل وإصدار أمر البيع وإذن صرف البضاعة وبعدها تسجيل إيصال استلام النقدية.

الدورة المستندية للمخازن :

يقصد بها متابعة وتسجيل جميع المعلومات الخاصة بالسلع والمنتجات الموجودة والعمليات التي تتم عليها وضمان تطابق الكميات الفعلية الموجودة بالمخازن مع الكميات المسجلة بحسابات الشركة.

الدورة المستندية الخاصة بالمقبوضات والمصروفات :

تقوم عمليات البيع والشراء على قبض أو صرف الأموال والتي يتم إثباتها بإذن صرف أو استلام نقدية ، كما يتم إثبات البيع بالأجل وطرق السداد .

تكمن الأهمية الرئيسية للدورة المستندية في أنها تسهل من عمليه الرقابة على كافة العمليات التي تتم في الشركة خلال الفترة المالية ويستطيع المراجع سواء الداخلي أو الخارجي فحص الدورة المستندية من خلال :-

• التأكد من سلامة نموذج المستند وشكله العام ومن وجود شعار جهة إصدار المستند عليه.

• التأكد من قيام المسئول بالتوقيع على المستندات المهمة والنموذج.

• مراجعة العمليات الحسابية والتأكد من سلام نتائجها ومطابقتها لما هو مذكور بالنموذج.

• مراجعة الفواتير المرفقة بالنموذج مع فواتير الطرف الذي اصدر الفاتورة.